Herausforderung Digitalisierung und Informationsverwaltung gemeistert.

Rottenburg, 19.12.2016- Digitaler 360-Grad Zugriff auf alle Dokumente: Sicher, flexibel und mobil.

Für Beratungsunternehmen sind Effizienz und Qualität in den eigenen Prozessen der Schlüssel zum Erfolg. Um die Informationen aus dem stetig wachsenden Geschäft sicher und effizient verwalten zu können, suchte Donau System Partners nach einer neuen Lösung für die digitale Archivierung und darüber hinaus die Verwaltung aller ihrer Informationen und Dokumente zu ihren Kunden.

„Ein effizientes Informationsmanagement ist für unser Beratungsgeschäft entscheidend“, sagt Yannick Schulz, CEO bei Donau System Partners.

„Ohne einen umfassenden Überblick über alle relevanten Unterlagen und einen schnellen Zugriff auf notwendige Informationen, können unsere Berater nicht die Effizienz und Professionalität zeigen, für die wir stehen.“

Im Consulting-Alltag ist eine 360-Grad-Sicht auf alle Unterlagen mit Bezug zum jeweiligen Thema sowie zum Projekt und Kunden notwendig. Dies erfordert – je nach Situation und Fragestellung – unterschiedliche Sichten auf die Informationen. Durch Digitalisierung sollten auch Unterlagen in Papierform einbezogen werden.

Die bisher verwendete Ablage in klassischen Ordnerstrukturen auf File-Servern machte die Nutzung von Informationen umständlich. Für viele Fragestellungen war es notwendig, mehrere Ordner einzusehen und Inhalte und Versionen zu vergleichen. Die bisherige Lösung behinderte das Wachstum des Unternehmens, da sich neue Mitarbeiter erst mühsam in die wenig intuitive Form der Ablage einarbeiten mussten.

Die Wahl fiel deshalb schließlich auf das Enterprise-Information-Management-System von M-Files.

Zentraler Zugriff im Fokus – auch mobil und ohne Internetzugriff

Der einheitliche und bedarfsgerechte Zugriff auf alle Dokumente und Kundenunterlagen stand bei der Auswahl der neuen Lösung im Fokus. Mit M-Files ist die Verwaltung von Kunden, Projekten und Verträgen in einem System zentralisiert. Allen Informationen – Dokumenten, aber auch anderen Projektinformationen – können einfach Metadaten zugeordnet werden können, um beliebige strukturierte Sichten und Recherchen zu ermöglichen.

Die Beratung der Kunden von Donau Systems Partners erfolgt häufig beim Kunden vor Ort. Folglich müssen Mitarbeiter und Consultants auch beim Kunden Zugriff auf alle Dokumente haben, auch ohne Internetverbindung. Durch den Webzugriff und die Apps für Smartphones und Tablets erlaubt es M-Files, die Dokumente und Prozesse auch mobil bearbeiten zu können. Das steigert die Produktivität der Mitarbeiter in der Beratung ungemein, da Prozesse ortsunabhängig gesteuert und durchlaufen werden.

Neben dem mobilen Online-Zugriff über Laptop, Tablet und Smartphone wurde auch ein Offline-Zugriff auf die Kundenakten gefordert und mit M-Files umgesetzt. Änderungen im Offline-Betrieb werden selbstverständlich synchronisiert, wenn wieder Zugang zum zentralen Repository besteht.

Zusammengefasst war es das Ziel von Donau System Partners, den Mitarbeitern jederzeit und überall einen intuitiven Zugang zu den richtigen Informationen bereitzustellen. Mit fido als einer der wenigen M-files Partner konnte dieses Ziel schnell erreicht werden.

Einfache Migration und Ausbau durch den Kunden möglich, Nutzung als CRM

Die Migration der bestehenden Informationen nach M-Files verlief reibungslos. Aus den bisherigen Ablageordnern im Filesystem wurden die Dateien und Dokumente per Drag & Drop nach M-Files überführt. Dabei konnten bisherige Ordnungskriterien aus der Ordnerstruktur einfach in Metadaten übersetzt und neue Metadaten ergänzt werden.

Das Beratungshaus kann nun eigenständig das Informationsmanagement flexibel und kontinuierlich an neue oder veränderte Prozesse anpassen. So kommen immer neue Anwendungsfälle hinzu. Im Moment wird das gesamte Kundenbeziehungsmanagement (CRM) auf der Basis von M-Files umgesetzt.

„Wir sind begeistert, wie einfach sich M-Files von uns an unsere Anforderungen anpassen lässt“, sagt Yannick Schulz. „Dass wir mit M-Files nun auch unsere CRM-Anforderungen umsetzen können, ist ein klarer Vorteil für uns. So lassen sich die Prozesse aus CRM und Informationsmanagement einfach verzahnen.“

Interne Verwaltung profitiert auch von M-Files

Auch losgelöst vom externen Beratungsgeschäft wurde das Informationsmanagement in der internen Verwaltung verbessert. So werden die umfangreichen Reportingfunktionen von M-Files nicht nur bei der Auswertung von Kundenprojekten genutzt, sondern auch intern.

Für die Abrechnung und Vertragsverwaltung werden die Aufwände in M-Files projektbezogen erfasst und ausgewertet. So können Zeitkontingente und Vertragsgegenstände kontinuierlich überwacht und der Abrechnungsprozess mit den Kunden damit deutlich effizienter gestaltet werden. Alle internen Abteilungen profitieren von den verbesserten Suchmöglichkeiten durch die Digitalisierung. Die in M-Files abgebildete Archivierung von geschäftlichen Unterlagen erfüllt zudem die gesetzlichen Anforderungen.

Donau Systems Partners ist ein schönes Beispiel dafür, wie Unternehmen aus alten Ablagestrukturen ausbrechen und mit unserem flexiblen Ansatz für Informationsmanagement Qualität, Effizienz und damit auch den Ertrag steigern können.

In Zukunft wird Donau Systems Partners zunehmend auch Geschäftsprozesse als Workflows in M-Files umsetzen. Damit kann die Effizienz und Qualität sowohl in der internen Verwaltung als auch im Beratungs- und Servicegeschäft weiter verbessert werden. Mit Blick auf die häufig wechselnden Einsatzorte war es Donau Systems Partners sehr wichtig, dass Workflows auch problemlos über die mobilen Apps von M-Files funktionieren.

„Unsere Erwartungen an das neue Informationsmanagement hat M-Files weit übertroffen“, sagt Yannick Schulz „Unsere Berater und Mitarbeiter profitieren von der neuen Transparenz in den Informationen und können sich auf das konzentrieren, was zählt – die Beratung und den Service für unsere Kunden.“

Quelle:http://www.pressebox.de