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Miese Software raubt Agenturen einen halben Arbeitstag pro Woche.

 

Fehlende oder schlecht programmierte Software kostet nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Arbeitszeit. Mangelnde Nutzerfreundlichkeit, zu wenige Schnitt­stellen oder nicht vorhandene Smartphone-Apps sind die größten Bremsklötze.

Dadurch verliert jeder Mitarbeiter in Agenturen mit bis zu 100 Angestellten mehr als sechs Stunden pro Arbeitswoche. Das belegt eine repräsentative Umfrage, die der CRM-Dienstleister Teamleader  in Auftrag gegeben hat. Dabei fragte Teamleader explizit nach der subjektiv verschwendeten Zeit und nicht nach der Gesamtzeit, die für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird.

Behindert werden Angestellte demnach unter anderem beim Management von Angeboten, Verträgen und Rechnungen, bei der Kommunikation mit Kunden und beim Aktualisieren von Kundendaten. Was die Studie auch zeigt: Cloud-Lösungen schlagen lokale Installationen, auch im Agenturumfeld.

"Man möchte sich gar nicht ausrechnen, wie viel Zeit in Deutschland insgesamt verschwendet wird, weil der digitale Werkzeugkasten nicht optimal funktioniert", so Jeroen De Wit, CEO bei Teamleader. "Mehr als 60 Prozent der Agenturleute sind sich einig, dass ihr Unternehmen zu viel Zeit in bestimmte Aufgaben investieren muss. Agenturen ließen sich also sehr viel effizienter führen – oder entspannter: Im Rahmen der Studie haben wir auch herausgefunden, dass mehr als 40 Prozent der Angestellten mehr als 40 Stunden die Woche arbeiten. Fast zwei Drittel wünschen sich eine bessere Work-Life-Balance. Eingesparte Zeit könnte also auch die Mitarbeiter glücklicher machen."

Hier geht die meiste Zeit verloren

Mit einem professionellen Projekt- und Rechnungsmanagement samt einer vernünftigen Kommunikationsplattform würden Agenturen die meiste Zeit einsparen: Vor allem die Abstimmung von Angeboten, Konzepten, oder Verträgen mit Kunden frisst unnötig Zeit. Fast ein Drittel der Befragten (32 Prozent) sieht ein bis zwei Stunden Einsparpotenzial pro Woche, nochmal fast ein Drittel (31 Prozent) sogar drei bis fünf Stunden. Wer über ein professionelles Customer Relationship Management-Tool verfügt kann in der Woche im Schnitt eine Stunde und 25 Minuten einsparen – in einem Viertel der Agenturen gar drei bis fünf Stunden. Weiteres Optimierungspotenzial sehen die Befragten beim Terminmanagement, bei der Zeiterfassung und beim Dateimanagement (jeweils mehr als eine Stunde pro Woche).

Ist Automatisierung die Lösung?

Am meisten Zeit könnten Agenturen einsparen, wenn sie mehr Aufgaben automatisieren würden. Mehr als ein Drittel der Belegschaft (39 Prozent) verbringt ein bis zwei Stunden pro Woche damit, Aufgaben manuell zu erledigen, für die es technische Lösungen gäbe. Mindestens eine Stunde könnten Agenturen pro Woche und Mitarbeiter einsparen, wenn sie Anwendungen auch mobil bereitstellen würden. Weil Software nicht nutzerfreundlich genug ist, geht im Schnitt ebenfalls mehr als eine Stunde verloren. Außerdem kosten fehlende Schnittstellen zwischen Anwendungen Zeit. "Chefs müssen ja nicht alles auf einmal angehen", so Jeroen De Wit. "Wer aber seine Software nach und nach optimiert, kann mehr als einen halben Tag pro Woche herausholen."

Weniger Ärger dank Cloud

Was aus der Studie ebenfalls hervorgeht: Cloud-Anwendungen werden positiver bewertet, auch in den Agenturen. Zwar berichten etwas mehr als 40 Prozent der Befragten, dass sie einmal täglich oder öfters Probleme mit Cloud-basierter Software hätten – bei lokalen Anwendungen is das Nörgel-Potenzial aber höher. Fast die Hälfte klagt über tägliche Schwierigkeiten mit lokalen IT-Lösungen. Im Durchschnitt sind Agenturleute zudem überzeugt, dass sie mindestens eine Stunde und 14 Minuten pro Woche einsparen könnten, wenn sie sich nicht mehr um Updates ihrer Software kümmern müssten.

von Anette Mattgrey

Quelle:http://www.lead-digital.de